Service d’impression : comment réduire vos dépenses ?

Service d’impression : comment réduire vos dépenses ?

Factures, rapports, présentations, les documents papier font partie du quotidien d’un professionnel. Mais saviez-vous que le service d’impression peut représenter un coût significatif ? Découvrez quelle en est la raison et comment faire pour réduire votre budget d’impression.

Pourquoi le service d’impression est-il coûteux ?

Bien qu’on soit à l’ère du numérique, force est de constater que les documents imprimés sont toujours d’actualité. En effet, plusieurs secteurs d’activité ne peuvent se défaire de la paperasse comme les contrats, les factures, les documents RH, etc.

Or, lorsque le service d’impression est mal géré, cela peut engendrer des dépenses inutiles. Sans un suivi approprié, vous laissez libre cours à l’impression excessive et au gaspillage de fournitures. À long terme, le coût d’impression peut s’avérer conséquent pour l’entreprise.

Voilà pourquoi il est essentiel d’adopter une activité d’impression rationnelle et responsable.

Comment réduire les dépenses liées aux impressions ?

Réduire les coûts d’impression et le gaspillage des consommables ne se fait pas n’importe comment. Plusieurs étapes sont à suivre. Découvrez lesquels.

Comprenez vos habitudes d’impression

Avant de se lancer dans des actions concrètes, il vous faut d’abord une vue d’ensemble de votre infrastructure d’impression. Autrement dit : faire un « audit d’impression ». 

Pour cela, vous devez répondre à trois questions :

• Combien d’impressions sont réalisées ?
• Quels types de documents sont imprimés ?
• Qui imprime quoi ?

En répondant à ces questions, vous aurez une vision claire et détaillée de la situation actuelle. De là, vous pouvez identifier les problèmes et les opportunités pour améliorer la gestion des impressions.

Limitez l’impression à l’essentiel

Grâce à l’état des lieux, vous connaissez le nombre de pages imprimées par le service d’impression. La question est : « Tous ces travaux d’impression sont-ils nécessaires ? ». Si la réponse est non, la première action à faire est de limiter les travaux d’impression. N’imprimez un document que si cela est indispensable. Pour s’en assurer, limitez aussi le nombre de personnels autorisés à lancer une impression. De cette manière, vous évitez des usages non essentiels à la société. 

Pour surveiller efficacement le flux d’impression, équipez-vous d’un logiciel de gestion de parc d’impression.

Optimisez les pratiques d’impression

Selon le secteur d’activité, le volume d’impression d’une société peut être considérable au quotidien. Dans ce contexte, l’objectif est d’optimiser les pratiques d’impression pour réduire les dépenses.

Parmi les pratiques recommandées :

• Pratiquez l’impression recto verso par défaut.
• Privilégiez l’impression en noir et blanc.
• Ajustez les paramètres d’impression (résolution, mise en page, etc.).
• Faites des impressions groupées.

Pour une application efficace de ces pratiques, faites en des règles. Dans le jargon professionnel, cela s’appelle « politique d’impression ».

Imprimez malin avec des solutions économiques

Outre les bonnes pratiques, vous pouvez réduire les dépenses financières de votre service d’impression de bien des manières. Pour cela, tournez-vous vers des solutions dites plus économiques.

Investissez dans des imprimantes multifonctions

Combien d’appareils d’impression disposez-vous ? Tous ces appareils sont-ils utilisés à bon escient ? Quel type de travail est le plus sollicité : impression, copie ou numérisation ?

Dans un objectif d’impression malin, investir dans des imprimantes multifonctions est fortement recommandé. Et pour cause, ce type de périphérique offre plusieurs fonctions en un. Vous pouvez imprimer, copier, numériser, scanner et faxer depuis une seule imprimante multifonction.

Moins d’appareils signifient : moins de coûts d’acquisition et de maintenance. 

Utilisez des cartouches compatibles

Chaque marque ou constructeur propose des fournitures d’origine (cartouches d’encre ou de toner) pour leurs périphériques. Si votre parc d’impression est composé d’appareils de différents constructeurs, cela peut s’avérer coûteux en fournitures. 

Pour éviter les coûts multiples et variés, standardisez vos fournitures. Optez pour des cartouches jet d’encre ou toner compatibles. Comme son nom l’indique, ce sont des consommables qui s’adaptent à plusieurs marques et modèles d’imprimantes. Les cartouches compatibles sont pratiques sur le plan financier, car elles sont moins chères que les cartouches d’origine.

De plus, en vous adressant à un seul fournisseur, vous facilitez le processus de réapprovisionnement.

Utilisez un logiciel de gestion d’impression

Lorsque le flux d’impression est trop important, faire un audit ou un suivi manuel est compliqué. Qui plus est, selon le modèle de l’appareil, certaines fonctionnalités de suivi ne sont pas accessibles.

La solution ? Gérer tous les périphériques d’impression à partir d’un outil de gestion centralisée accessible en ligne. C’est ce qu’on appelle un « logiciel de gestion d’impression ». Si l’outil vise à gérer des imprimantes sur un ou plusieurs sites, on parle de « logiciel de gestion de parc d’impression ».

Avec ce type de solution logicielle, vous pouvez suivre et contrôler votre infrastructure d’impression en temps réel. Vous avez accès à des rapports détaillés pour évaluer le workflow et agir en conséquence.